Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Marcel Beutner
Eschenweg 7
78661 Dietingen
info@vereinsantrag.de

(Nachfolgend Betreiber genannt)

2. Kategorien personenbezogener Daten

Der Betreiber verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Vereinsdaten: Name des Vereins, Adresse, Kontaktpersonen, E-Mail-Adressen, Kontoverbindungen
Mitgliedsdaten: Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Alter, Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummer), Bankdaten (für Beitragszahlungen)
Formulardaten: Inhalte, die Mitglieder in Beitritts-, Kündigungs- und Änderungsformularen angeben (z. B. neue Adressen, Kündigungsgründe)

3. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung und Betrieb des Portals, einschließlich der Online-Formulare für Beitrittserklärungen, Kündigungen und Änderungen
Verwaltung von Mitgliedsanträgen und -änderungen im Auftrag der Vereine
Weiterleitung der ausgefüllten Formulare an die jeweiligen Vereine
Kommunikation mit Vereinen und Mitgliedern bei Fragen oder Supportanfragen

Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Plattform für Vereine)
Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (sofern Mitglieder explizit zustimmen, z. B. bei optionalen Feldern)
Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs der Plattform)

4. Datenquellen

Die personenbezogenen Daten stammen aus folgenden Quellen:

Daten der Vereine werden bei der Anmeldung im Portal erhoben.
Mitgliedsdaten werden direkt durch die Mitglieder beim Ausfüllen der Online-Formulare bereitgestellt.

5. Empfänger der Daten

Ausgefüllte Formulare (z. B. Beitrittserklärungen, Kündigungen, Änderungen) werden ausschließlich an den jeweiligen Verein weitergeleitet, in dessen Auftrag die Daten verarbeitet werden.
Mitglieder, die ein Formular ausfüllen, erhalten eine Kopie des ausgefüllten Formulars per E-Mail.
Eine Weitergabe der Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Speicherung und Löschung von Daten

Nach Abschluss der Verarbeitung (z. B. bei Löschung eines Vereinskontos) werden die Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert. Diese Frist dient der Bearbeitung von Nachfragen, Reklamationen oder Abrechnungsangelegenheiten.
Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Unterlagen gemäß Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) bleiben unberührt.
Auf Anfrage können Daten, sofern keine Verpflichtungen entgegenstehen, vorzeitig anonymisiert oder gelöscht werden.

7. Hosting und technische Sicherheit

Die Software wird in einem Rechenzentrum der STRATO GmbH betrieben:

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.
STRATO GmbH betreibt TÜV-zertifizierte Rechenzentren, die seit 2004 nach ISO 27001 zertifiziert sind. Diese Zertifizierung stellt hohe Standards für Informationssicherheitsmanagement sicher.

Der Betreiber hat umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen, darunter:

Verschlüsselung der Kommunikation (z. B. SSL/TLS)
Zugriffsbeschränkungen und Rollenmanagement
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Informationen über die verarbeiteten Daten anfordern.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung der Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Verarbeitung der Daten unter bestimmten Voraussetzungen einschränken.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Herausgabe der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Der Verarbeitung der Daten widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung.

Anfragen zur Wahrnehmung dieser Rechte können über die oben genannten Kontaktdaten gestellt werden.

9. Newsletter- und E-Mail-Versand über Brevo

Wenn du dich bei unserer Plattform registrierst oder dem Erhalt von Newslettern oder sonstigen E-Mails zustimmst, verwenden wir den Dienst Brevo (ehemals Sendinblue) für den Versand. Brevo ist ein Dienstleister zum Organisieren und Versenden von E-Mails. Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wichtiger Hinweis: Brevo wird ausschließlich für den Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails verwendet. E-Mails im Zusammenhang mit Beitrittsanträgen, Kündigungen oder Änderungsanträgen, die zwischen Mitgliedern und Vereinen ausgetauscht werden, werden NICHT über Brevo versendet und nicht an Brevo übermittelt. Nur E-Mail-Adressen von Personen, die sich explizit für den Newsletter angemeldet haben oder bei Vereinsantrag registriert sind, werden an Brevo übermittelt.

Empfänger / Dienstleister:

Sendinblue GmbH (Brevo)
Köpenicker Straße 126
10179 Berlin
Deutschland

Für den Versand und die technische Durchführung werden von uns übermittelte Daten verarbeitet, insbesondere:

E-Mail-Adresse
Vorname, Nachname (sofern angegeben)
Zeitpunkt und Bestätigung der Einwilligung
ggf. weitere Daten zur Personalisierung des Newsletters

Brevo verarbeitet diese Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Vorgaben. Mit Brevo wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) abgeschlossen, der sicherstellt, dass deine Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und der EU-Datenschutzregeln verarbeitet werden.

Im Rahmen des Newsletter-Versands können ebenfalls technische Auswertungen gemacht werden (z. B. Öffnungs- und Klick-Statistiken), um den Versand und die Inhalte zu verbessern. Dies erfolgt nur mit deiner Einwilligung und dient der Optimierung unseres E-Mail-Versands.

Widerruf / Abmeldung:

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Jeder Newsletter enthält dazu einen Abmeldelink. Alternativ kannst du dich per E-Mail an info@vereinsantrag.de wenden. Nachdem du dich abgemeldet hast, werden deine Daten nicht weiter für den Versand verwendet; es kann eine Sperrliste geführt werden, um sicherzustellen, dass keine weiteren E-Mails gesendet werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Brevo findest du in der Datenschutz-Übersicht von Brevo: https://www.brevo.com/de/datenschutz-uebersicht/

10. Cookies und Tracking-Technologien

Derzeit verwendet der Betreiber keine Cookies oder Tracking-Technologien zu Marketing- oder Analysezwecken. Ausgenommen hiervon sind technisch notwendige Cookies, die für die Authentifizierung und den Schutz vor CSRF-Angriffen (Cross-Site Request Forgery) erforderlich sind.

Captcha

Der Betreiber nutzt den Dienst ALTCHA, um sicherzustellen, dass Eingaben auf dieser Website (beispielsweise in Kontaktformularen und Anträgen) durch eine natürliche Person und nicht durch automatisierte Programme erfolgen. Hierzu analysiert ALTCHA das Verhalten der Websitebesucher anhand verschiedener Merkmale, wie IP-Adresse, Verweildauer und Mausbewegungen.

Der Dienst übermittelt keinerlei Daten vom Benutzer an Server von ALTCHA, da der Dienst selbst von Vereinsantrag bereitgestellt und gehostet wird.

11. Auftragsverarbeitung

Mit der STRATO GmbH als Hosting-Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Der Betreiber behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern, um sie an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit über die Webseite oder auf Anfrage verfügbar.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.